Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób platforma Wiralio (system ERP/CRM w modelu SaaS) prowadzona przez Wiralio Sp. z o.o. gromadzi, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane użytkowników, w tym dane pozyskiwane za pośrednictwem usług Google API.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych — obowiązek z art. 37 RODO nie zachodzi. W sprawach ochrony danych prosimy o kontakt: kontakt@wiralio.com lub pisemnie na adres siedziby.

2. Zakres dokumentu

Niniejszy dokument dotyczy platformy Wiralio (system klasy ERP/CRM świadczony w modelu SaaS) prowadzonej przez Wiralio Sp. z o.o., w tym danych pozyskiwanych przez interfejsy programistyczne Google (Google API) w związku z opcjonalnymi integracjami włączanymi przez użytkownika.

3. Jakie dane przetwarzamy

a) Dane konta i logowania

Dane niezbędne do założenia i obsługi konta w systemie: adres e-mail, dane identyfikacyjne, dane uwierzytelniające (hasła są przechowywane w formie skrótu), a także dane techniczne sesji (patrz Polityka cookies).

b) Dane pozyskiwane z Google API

Po wyrażeniu przez użytkownika zgody w procesie Google OAuth aplikacja może uzyskać dostęp do następujących zakresów (scope) danych — i wyłącznie do nich:

Aplikacja nie korzysta z Gmail API ani z żadnego zakresu typu „restricted". Obsługa poczty odbywa się w sposób opisany w punkcie (c).

Nazwą aplikacji widoczną na ekranie zgody Google (OAuth consent screen) jest „Wiralio" — jest to ta sama aplikacja, której dotyczy niniejsza Polityka.

c) Moduł Poczta (IMAP/SMTP)

Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Poczta, obsługa skrzynki odbywa się przez protokoły IMAP/SMTP na podstawie poświadczeń podanych przez użytkownika (login i hasło). Poświadczenia są przechowywane w bazie w formie zaszyfrowanej. Treści wiadomości i załączniki są przechowywane w systemie wyłącznie w celu świadczenia usługi (wyświetlanie, wyszukiwanie, wysyłka). Ten mechanizm nie korzysta z Google API i nie podlega zasadom Google Limited Use.

d) Dane wprowadzane do modułów

Dane wprowadzane przez użytkowników do modułów systemu (CRM, zlecenia, oferty, projekty itd.) są przetwarzane w celu świadczenia usługi. W zakresie, w jakim dane te dotyczą klientów lub kontrahentów użytkownika, są przetwarzane w imieniu i na polecenie klienta (rola podmiotu przetwarzającego). Umowę powierzenia przetwarzania danych (DPA) udostępniamy klientom biznesowym na żądanie (kontakt@wiralio.com).

4. Jak przechowujemy i chronimy dane Google

• Tokeny dostępu i odświeżania OAuth są szyfrowane w spoczynku (AES-256-GCM) i nie są udostępniane w odpowiedziach API ani w interfejsie.
• Transmisja danych odbywa się kanałem szyfrowanym (TLS).
• Dane wydarzeń kalendarza przechowywane są w bazie aplikacji; metryki Search Console — w dedykowanej tabeli statystyk.
• Dostęp do danych Google ograniczony jest do funkcji widocznych i uruchamianych przez użytkownika w interfejsie aplikacji.

5. Ograniczone wykorzystanie (Google Limited Use)

Korzystanie z danych uzyskanych przez Google API odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymaganiami dotyczącymi ograniczonego wykorzystania (Limited Use). W szczególności dane Google nie są wykorzystywane do celów reklamowych, nie są sprzedawane ani przekazywane brokerom danych, a treści tych danych nie są odczytywane przez ludzi — poza wyjątkami wyraźnie przewidzianymi w polityce Google (m.in. wyraźna zgoda użytkownika, względy bezpieczeństwa, wymogi prawa, dane zagregowane do operacji wewnętrznych). Pełną deklarację zawiera dokument Google API Limited Use.

6. Cofnięcie dostępu Google i usunięcie danych

• Dostęp Google można w każdej chwili odłączyć w ustawieniach aplikacji (przycisk odłączenia konta Google) — powoduje to usunięcie tokenów po stronie systemu oraz ich unieważnienie u Google.
• Dostęp można również cofnąć bezpośrednio na stronie myaccount.google.com/permissions.
• Uczciwie informujemy: dane zsynchronizowane wcześniej (np. wydarzenia w Twoim koncie, pobrane metryki) pozostają w koncie użytkownika do czasu ich ręcznego usunięcia lub usunięcia konta. Żądania usunięcia danych można kierować na adres kontakt@wiralio.com.

7. Funkcje AI

W ramach wybranych funkcji system może korzystać z zewnętrznych dostawców AI. Gdy funkcja jest włączona, treści maili (np. temat, nadawca, fragment treści) mogą być przetwarzane przez Google Gemini API (kategoryzacja wiadomości, sugestie odpowiedzi). Wybrane inne funkcje korzystają z Anthropic Claude. Szczegóły opisuje Polityka AI/ML. Dane przekazywane dostawcom AI są ograniczone do zakresu niezbędnego do wykonania danej funkcji na żądanie użytkownika.

8. Cele i podstawy prawne

9. Odbiorcy danych (podprocesorzy)

Dane mogą być powierzane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

Podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora działają na podstawie zawartych umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z jego instrukcjami.

10. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług Google i Anthropic (m.in. USA) dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przekazanie odbywa się z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przepisami RODO, w szczególności na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) lub ram ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework).

11. Okres przechowywania

Dane Konta przechowujemy przez czas trwania Konta oraz po jego zamknięciu przez okresy wymagane przepisami prawa (dokumentacja księgowo-podatkowa — co do zasady 5 lat od końca roku obrotowego). Tokeny Google są przechowywane do momentu odłączenia konta. Kopie zapasowe usuwane są w cyklu do 30 dni. Logi techniczne przechowujemy do 12 miesięcy. Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.

12. Prawa użytkownika

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
• prawo do usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO);
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO);
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO);
• prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa (uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z powyższych praw, prosimy o kontakt: kontakt@wiralio.com.

13. Cookies

Zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii opisuje odrębny dokument — Polityka cookies.

14. Zautomatyzowane decyzje

Funkcje AI mają charakter pomocniczy i wspierają pracę użytkownika. Nie podejmujemy decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO).

15. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana wraz z rozwojem usługi lub zmianą przepisów. Aktualna wersja jest publikowana pod adresem /legal/privacy wraz z datą ostatniej aktualizacji.